タスク管理、TODO管理はTrelloがおすすめ。無料でプロジェクト管理がむちゃくちゃ楽になる!


なんだかこの連休後半は天気も良くて暖かかったですね。
週末はずっと出かけてたんですが、ランチでも日の当たる場所では外のテラスで食べても大丈夫なくらい。
いい連休でした。

仕事をする上でタスク管理はかなせないものですが、なかなかそれをまじめに使いこなせている人は少ないと思います。
特に複数で仕事をしている場合っていうのは、タスクの共有とかもすごく重要になってもアナログでは不便、基本的に仕事はどんどんデジタル化していけばいいと思うし、リアルなメモ帳とか好きなんだけど、やっぱり仕事の効率化という面ではデジタルが中心でその中にその中にアナログを入れるって言う感じのバランスで僕の場合はやってるんだけれど、特にタスク管理については消したり移動をしたりっていうのが簡単に出来るように完全にデジタル派です。
そんな私が仕事で使っているタスク管理、TODO管理のサービスがTrelloというもの。
アプリを使って仕事管理している人にとっては有名ですが、一般の人は知らない人も多いでしょうね。

簡単に言うとTODOリストの管理が便利で簡単にできるサービスで、
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こんな感じでTODOリストを管理します。
いくつか続けのアプリは使ってきたけど、最終的に今のところこのTrelloを使っています。

情報管理はできるだけ1か所で

情報っていうのは、なんとなくいろいろと用途によって分けたくなるんだけど、これまで仕事でメモとかを使っていくうちにそういったものはできるだけ1か所にまとめた方が良いなぁと実感をしています。
わかりやすい例ではフォルダ分けで、整理するためにフォルダを作ってファイルとかを分類するんだけれど、分類しすぎて結局探しにくくなるという現象。
これについてはそういうメモ術みたいな本にも載ってたし、実際にはファイルやフォルダによる分類は必要最低限の方が実は効率がよい。
それでもなんとなく分けたくなるっていうのが人間なのかもしれないけれど、最近はどんなサービスでも検索機能が充実しているので、どうやって分けるかよりも検索しやすくする仕組みの方が大切で、つまりファイル名を検索しやすい名前にしておくというそれが非常に重要になってきている。

Trelloはタスクを移動できるのが便利

Trelloは、自分のタスクを追加していって、出来たものから消していくという、まあ一般的なものなんですけど(それが重要)、それに関連する機能が充実しているので、Trello1つで工夫次第でいろんなタスク管理の仕方ができるっていうのがうれしい。
Trelloにはタスクをカードというもので管理していて、そのカードをまとめたものがリストで、そのリストをまとめたものがボードといった形で3段階でまとめて分類ができます。
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このように、カードでタスクを管理して行で分かれているのがリストです。
そしてそのリストをまとめたものがボードとして分類されます。
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タスクは簡単にドラッグ&ドロップで移動することができます。
作ったカードは自由に場所を移動できるので、ある担当者から別の担当者へ、ある工程から別の工程へと作を進める中で移動させて管理ができます。
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カードをリスト間で移動できることで、チームとして柔軟なタスク管理をすることができるんです。

便利なチェック機能

タスク用のカードには、さらに細分化したチェックシートを簡単に作ることができて、出来たらそれをチェックするという形でタスク自体の進捗を確認することができます。
これもまためちゃくちゃ便利で、カードに3/5みたいな形で進捗情報がわかるのでとっても便利。
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以前、10分タスクについての記事を書いたことあるんですけど、TODOリストを作る時って出来る限り細かく分けたほうがいいと思います。
細分化されていないタスクは、その難易度が様々で簡単なものばかりが先に消化されていく傾向がある。
時間のかかるタスクっていうのはそれに取り掛かるのに結構エネルギーが要る(着手する前にタスクの全容を考えるだけで疲れる)ので、どんどん後回しになってなかなか大事なタスクが消せないって言う事は皆さん経験してると思うんですけど、それをできるだけ小さなタスクに分けて行って気軽に出来る。
目安として10分以内にできるタスクに分けていけば、どんなものでも10分で終わる、つまり難易度がどれも同じようなものになるので、あとは順に着手してどんどん消していくだけ。
タスク分けをする際に事前に計画を立てることになるし、タスクを消していく工程は進んでる感があるので気持ちいいんです。
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Trelloには他にも担当者や期限などの基本的な機能も備わっていて、これ1つあればタスク管理のほとんどのことを解決してしまいます。

メモやコメント機能で情報共有

はじめに書いたように情報は春できるだけ1カ所にまとめた方が良いので、僕の場合はプロジェクトの情報などもここでまとめるようにしています。
カード情報の中には、メモやコメントを記入することができて、それがまた便利なんです。
簡単に言うとカードに情報をどんどん足していくことができて、共有したい情報は関係者がそれぞれそこに書き込んでいきます。
仕様の変更や、不具合などが見つかった場合、何か気づきがあった場合など何でもここに書き込んでしまいます。
何かあればここに書くというルールだけで間違いなく情報が集まってきますし、それを確認するのものここでよいんです。
忘れないようにするにはこういったことが大事。
不具合の修正が必要であれば、先ほどのチェックシートなので修正のタスクを追加しておくというのもいいですよね。
どこに書き込む、どこを参照するっていうのがメンバー間で共有されていることが非常に大切で、またそれがシンプルであるほど良いです。

仕組みとしてはどれも新しいものでもないし、画期的なものでもないですが、それが1つのサービスにそろっているというのがこのTrelloの魅力。
何かいいタスク管理、TODO管理のアプリはないかと探している人は、このTrelloおすすめですよ。