たった10分!やってみたら本当に効果あり。仕事の質とスピードを上げるタスクを短く区切る仕事術。


最近仕事のスタイルを少し変えまして、それがなかなかうまくいってるので、そのことを人に話したらぜひブログに書いてほしいと言われました。
自分の情報が役に立つなら、そういうときのためのブログですね。
一人だけじゃなく、いろんな人にこれが伝わればいいな。

仕事のやり方といってもすごいことをやりだしたわけじゃなくて、
全ての仕事を10分に区切るっていうやり方。
TODOリストを作るとか、タスクレベルまで落とし込むとかよく言うけれど、こういったところまで落とし込むことです。
10分っていうのは別に5分だっていいんだけれど、要するにある短い時間でできるタスクに分解するということですね。
やってることはすげー簡単でしょ。

これ、森川さんの本の受け売りです。
ちょっと仕事でうまくいかないことがあった時に読んだ本、


今回の記事はこの本の内容を書くわけじゃないけど、10分タスクってこれがきっかけでやりだした。
それから10分タスクを初めて、


こんなことを新たに感じた。

森川さんの本以外でも、これとかでも同じようなこと書いてあります。


3分は短い!でもそれくらいのレベルまで落とし込めれば無茶苦茶しごと早くなると思うんですよね。
もちろん、これまで1時間かかってたものが3分になるわけじゃない。
けど、圧倒的に仕事のスピード上がりますよ、ほんと。

10分タスクのやり方

説明するほどでもないのですが、今やらなければいけない仕事を10分でできる単位まで分解します。
なにか資料を作らないといけないのであれば、

・資料のテーマを決める
・資料に必要な項目を洗い出す
・資料のストーリーを組む
・ストーリーを1つずつ作りこむ
・パワポで清書

みたいな感じです。
10分でできそうでなければもっと小さなタスクに分けてもいいし、
そんなに厳密なものじゃないから10分越えたって構わない。
そういう意識でタスク分けしましょうということです。

時間は重要ではなくて、抽象的な仕事から具体的なタスクになるということがとっても重要なんです。

10分タスクのメリット

この10分タスクに分けるのって(何度も言うけれど10分じゃなくてもいい)すごくメリットがあって、
自分がやってみて感じたメリットを洗い出してみます。

とりかかりやすい

やらなければいけないのはわかってるんだけれど、
大事な仕事に限って後回しになるってことないですか。
大きな仕事とか面倒な仕事って、どこから取り掛かればいいかわからないとかその仕事量をみてやる前につかれるとかありますよね。
何ごとも続かない人へ。誰でもできる三日坊主で終わらせないコツ。 | 大阪のホームページ制作会社YCOM
これでも書いたんだけれど、始められないのはやらないといけないという思いから先を見ちゃってるから。
ランニングしなきゃと思うといやだけれど、走らなくてもいいからとりあえず着替えてみるというのはできるでしょ。
着替えたらとりあえず外出てみる。ちょっと走ってみる、せっかく走り出したので続けてみる。ランニングできた!w

なんでも取り掛かりが大事で、取り掛かってみたら意外に大変じゃなかったってことはよくあります。
ブログも書くまでは大変だけれど、書き出したら意外とかけるもんですよ。

10分のタスクに分けるってことは、どんなに難しくとも10分だけやればいいんです。
10分でやれることなんて大したことじゃないだろうし、その時点で誰でもできるようなタスクに分解されていること多いです。
10分に分けたタスクを眺めて、一つずつやっていくと知らない間にやるべきことの第一歩を踏み出せるんです。
これまで後回しになってきたどんな仕事も、10分タスクに分けることでほんと気軽に取り掛かれるようになります。

すごい集中力で取りかかれる

何時間も集中力を保って仕事をこなすなんていうのは大変です。
好きなことであればいいですが、嫌なこともやらないといけない仕事で何時間も集中なんてできない。
だから嫌なことが後回しになってしまうんだけれど、10分くらいならば集中できるしむしろ物足りないと思うかもしれない。
物足りないと思える程度であれば大成功で、すごく集中できたということです。

10分ごとに区切るなんて効率悪い!と思うでしょ。
確かに集中して何時間もできるような好きな作業であればやればいいけれど、
そうでない仕事もたくさんあるよね。
集中することで仕事の質やスピードが1.5倍になったとしたら、
だらだらと0.75倍の質とスピードでやるのと比べたら、
10分やって休憩でも十分に質とスピードで勝てます。

いつでも休憩できる

一度手を付けるとなかなか仕事が終わらない、終われないという人も多いでしょう。
タスクを分けていると区切りの地点がたくさんあるのでいつでも仕事を中断できます。
そろそろお昼ご飯だけれど、これだけはやっておかないと。
もう終業時間だけれど、キリのいいところまでおわらせておこう。
キリのいいところってたぶん結構大きなくくりで見ていることが多くて、
キリがいいところまでと思って、そこから1時間以上かかっている仕事も多いのでは。
10分タスクで区切っていれば、あと10分待って!で解決です。

マルチタスクにも強い

一般的にマルチタスクは良くないと言われますね。
というか、人間は基本シングルタスクです。
それを仕事ができる人はマルチタスクだー!なんてやってみると見事失敗します。
作業の最中に別の仕事が入ってきて、それにとりかかったらさっきまでやってたこと忘れちゃって、
そんなこんなで質もスピードも落ちて、俺って駄目だなぁって。
バリバリマルチタスクで仕事しているように見える人でも、
その時その時ではシングルタスクで動いていて、シングルタスクを渡り歩いて全体としてマルチタスクで動いているように見えるだけ。
10分タスクでやっていれば、10分ごとに作業を区切れるので新しい作業にも取り掛かれるし、
その作業も10分ごとに区切りがあるので更に他の仕事が入ってきても大丈夫です。
区切りごとに作業をしているので、元の仕事に戻った時も次のタスクをこなしていけばいいだけですよね。

仕事全体を把握できる

10分タスクの良い点はタスクをこなすところだけではなくて、タスクに分解するところにもあります。
タスクに分解する過程で、仕事の始まりからゴールまで一通り頭の中で体験します。
そこで頭の中にマップを作ることができるので、実際の作業が無駄なくスムーズに進めることができます。

優先順位がつけられる

行き当たりばったりで作業してると、「集めておかないといけない資料をまだもらってなかった」なんてことがあります。
タスクに分けるという作業をしていると、その中で事前にやっておかなければいけないタスクが見つかるので、
これは先にやっておかないといけないというのがあらかじめわかるんです。
仕事を進めていて準備不足を感じていた人も、タスクに分けることでスムーズに進めることができるようになるはずです。

仕事がふりやすくなる

仕事ができる人って、自分がやるべきこと以外はうまく仕事を振っています。
部下をうまく使える人ってこういった切り分けがすごく上手ですよね。
大きな仕事の単位では、この仕事は他の人にはお願いできないと思ってしまうものでも、
小さなタスクに分けることで、その8割は他の人でもできるっていうことがわかったりします。
自分は2割の大事なタスクに注力して、残りの8割は手の空いている人にふるというようなことができると、
もっとスムーズにプロジェクトを進められますよね。

自分自身、この方法でかなり人に仕事を任せられるようになりました。
弊社では外注をしている仕事も多いのですが、
仕事をタスクに分解する際に、比較的大きな塊の段階で依頼できるものは外注するようにしています。
そうすると、比較的小さな仕事、つまりある程度の頻度で意思決定が必要な仕事が残ります。
そういった仕事は外注しにくいので社内で行うのですが、
それを小さなタスクにしていくと、コーディングができないとできないタスクと、コーディングの知識が無くてもできるタスクに分かれます。
コーディングの知識が不要なタスクは、手の空いた人にやってもらいます。
そうすると、コーディングに関するタスクだけが残るので、それは社内のコーダーにさせるという感じです。
そうすることで、自分がやらなければいけないタスクに集中できるようになりました。

と言いたいところですが、社員が少ないので分けたタスクのほとんどが自分に降ってくるやないかい!
とはいえ、以前よりはだいぶ減らすことができました。

どこでも仕事ができる

タスクに分けると、パソコンの前でやらないといけないこととパソコンが無くてもできることにも分かれます。
打合せ続きでなかなか事務所に戻れなくても、その間にもパソコンが無くてもできる仕事は進めることができます。
また、タスクは10分に区切っているので(もう一度言いますが、10分じゃなくてもいい)、ちょっとした待ち時間に消化できます。
タスクにさえ分解しておけば、あとはあらゆる場所や時間で仕事ができるんです。

ぜひやってみましょう

頼まれて書いてみたこの記事。
ちょろっと書いて終わるかなぁと思っていたのですが、一度書き出したらなかなか長い記事になりました。
改めてメリットを洗い出してみるとこんなにあるのかぁと再発見。
どうもうまく仕事を進められないと感じている人は、この記事が少しでも役に立てばと思います。

僕自身、まだまだ最近始めたばかりでもっともっといいやり方があるかもしれない。
仕事術の中で久しぶりに自分でもヒットしたやり方です。
仕事で無駄に消耗しないようにしましょうね。

気が付いたら書くのに2時間かかってるやん、
10分タスク10回くらい回しました!