作業時間の管理はTogglが解決!簡単操作で作業にかかった時間が簡単に記録できる。


最近、少しブログを書くのにも慣れてきた。
以前ほどブログを書くこと自体は苦じゃなくなってきたけれど、やっぱりなかなかネタが見つからない。
そろそろネタぎれしそう・・・・

デジタルがどんどん日常生活にも入ってきて、このデジタルツールを使いこなすことが生き残っていくために欠かせないものになってきてます。
いつまでもアナログにこだわっているとほんとおいていかれると思います。
アナログはめっちゃ好きなんですけどね、でも圧倒的にデジタルが効率性がいいことってたくさんあるんで、アナログ世界を充実させるためにデジタルでどんどん効率化していかないといけないですよ。
ということで、僕の使っているアプリやサービスもちょいちょい紹介していきます。

期限を区切ることの大切さ

何気なくやってる怖さ、ほんとうにただただ作業をしているほど怖いものはないよね。
以前もブログの記事で書いたんだけど、仕事をいかに効率的にやるか。
同じ仕事をいかに早く終わらせるかっていうのはもうむちゃくちゃ大事で、それだけを真剣に考えて改善をしていくだけの価値があります。

なぜなら直接的に利益につながるから。しかもお客さんにとっても早く出来上がる方が良いでしょう。
仕事でも勉強でも何でも時間を制限するっていうのは非常に大切なことで、例えば夏休みの宿題なんか夏休みいっぱい時間があると思うから夏休みギリギリまでダラダラと宿題をせずに過ごしてしまうみたいなことがあるんだけど、同じ宿題の量で夏休みが半分になったってみんなそれでやれるでしょう。
期限って非常に重要でパフォーマンスを上げるにはむちゃ重要です。
とはいえ、期限を区切るのって僕はすごい苦手、自分はこの点すごくダメです。

ビジネスにおいても同じで、いつでもいいよーってなってるとダラダラと出来上がるまでやっちゃうし、時間があるので完成度を100%近くまで持っていこうという気になってしまいます。
100%なんて到底無理な時間で制限されると、その中でのパフォーマンスの最大化を考えるから、その短い中で70%の完成度へどうやってやるかということを考えることになる。
つまり、大事なことから取り掛かる習慣と、物事を早く片付ける習慣がつくのです。

自分の仕事のかかった時間を測るToggl

そういうことで、作業にかかる時間を意識するって大事なんだけど、時間を考えながら仕事ができる人って少ないよね。
主にコストが人件費である場合の話だけれど、
気がついたら1時間経ってた、気がついたら3時間経ったなんて事はよくあって、だけどそのかかった時間なんて記録してることが少ないから知らない間に利益分を大幅に超えて作業してしまったなんてこともあるはず。
なので、しっかりと時間管理をして、自分のやってる作業がどれだけ時間かかっているのかは把握しておく必要があるなぁとずっと感じてました。

そこで使っているアプリがToggl というアプリで、
Toggl – Free Time Tracking Software
download
以前から作業時間の把握には興味があって、タイマーで時間を測ったりしてたんだけれど、やっぱり自分でやるのは手間だったり忘れがちだったりするので、何かいいアプリないかと探していたところ、同業の社長さんに紹介されたのがこのアプリ。
他に同じようなとアプリあると思うんだけど、これしか知らないっていうのが正直なところ。w
ただ、教えてくれたその社長さんも同じように考えていろいろ試した結果このアプリに行きついたということで、このアプリの有用性は信用できます。

これ何ができるかというと、簡単に言うと作業開始時にタイマーをスタートさせて、作業が終わったらストップする。
さすがにそこは手作業なので、たまには忘れることもあるんだけれど、何が良いかというとそれぞれの作業にクライアントやプロジェクトを割り振ることができて、それによって作業時間を集計できる。
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有料だともっといろいろできるけれど、無料でもざくっと以下のことができる。

  • プロジェクト名を入れてスタートを押すとそれに対して時間が蓄積されていく
  • どのプロジェクトにどれだけ時間かかったかっていうのがわかる
  • 1週間、1か月などの単位で作業にかかっている時間の割合がグラフで確認できる
  • 同じプロジェクトのメンバーと情報を共有して、メンバー間の時間を出したりもできる

とりあえずこれだけでも便利なのがわかると思います。

見積りに生かす

あるプロジェクトに対して見積りを出して、作業による費用に対して記録した時間と比較すれば利益を出せているかは簡単にわかるし、「見積り甘かったかな」とか「もっと安く提供できたな」といったようなことがわかって、その後の見積りや作業に対する意識が断然変わるよね。
思った以上に時間がかかったのなら、利益をきっちり出すために金額を上げたり、意外に早くできるものであれば金額を安くしてもっとたくさん売ればいい。
といったことが、時間を測っているとわかるのです。

自分の能力を測る

やった内容と時間が測れるので、同じような作業をやる場合は過去の同じような仕事と比較して作業速度が上がっているかを確認していくのがいいと思う。
以前よりも遅くなっているとか、早くできたとかがわかるのでどんどんと自分で改善をしていくことができる。
タイムアタックのようなことを自分のなかでできると楽しいし、能力も上がっていくよね。
日々作業をしている中では、なかなか記録というのを付けるのは難しい。
だけど、Togglで記録する癖だけつけておけば、あとで振り返ることは簡単です。

メンバーの作業が適切かわかる

Togglでは、メンバー間の作業時間の共有ができるので、メンバーに割り振っている仕事が適切かがわかります。
同じような仕事をしているメンバー同士を比較したり、この人は時間をかけすぎてるなとか、高いクオリティだけどこんな短い時間で対応できているのか、とかいろいろわかります。
能力を作業時間だけで測れるものではないけれど、一つの指標にはなるよね。
メンバー間でも、ちょっとした緊張感や、客観的に評価してもらえるという意味でがんばり甲斐があるかもしれない。

制作だけじゃなくてコンサルのお客さんにも重宝してる

コンサルというか、運用フォローで入っているお客さんに対しては、金額は月額ベースでこれをやったからいくらという設定ではありません。
だからこそ、作業時間とかを測って進めないとだらだらとやってしまいます。

運用フォローのお客さんに対しては打合せをしたりアイデアを考えたりといった、単純な作業以外の時間も結構多くて、そういった時間も含めて全て時間を計測しておくことで、1ヵ月の間にどれぐらいの時間を改善に使ったかがわかります。
運用フォローの場合は作業だけでなく成果が大切で、逆に成果が上がれば作業時間をほとんどとらなくたっていいんですが、逆に成果が出ていないときにはかけられる時間いっぱいを使ってあげるべきで、その時間管理が成果物が無いだけに難しいんです。
なので、このTogglで時間管理をしておくと、何も考えなくてもかけられる時間がわかるので、その中で最大限に時間を割いてあげることができます。
これがなかった時って、あれこれやってるうちに今月時間かけすぎじゃね?とか、今月あんま作業やってなくね?みたいな、考えなくてもいい無駄な迷いが生じてたんだけど、今ではしっかりと時間管理ができるので使える時間いっぱいをお客さんのために使えるようになってきた。

こんな感じで、きっちり時間管理ができるとすごくメリットが大きい。
アプリがなければそれは面倒だけれど、Togglはそれを解決してくれる。
無料なのでいいですよ^^。