業務効率化はクラウドストレージへ!ファイルデータ管理のためのGoogleDrive、OneDrive、Dropboxのススメ。


データを管理するにはクラウドストレージを利用しよう

弊社はホームページを作ってる会社なんですが、
ホームページを作れる = パソコンに詳しい
と思われていることが多く、
メールソフトの設定の話とかパソコンのリカバリの話とか、そういう類の相談も多かったりするのですが、
基本的にはこのあたりは僕たちのサービスの範囲ではなく、この辺の知識が豊富かというとそうでもないんです。
特に詳しいというわけではないんですけれども、それでも一般のお客さんよりは確かに詳しいことは多く、できる範囲で相談には乗っています。
打ち合わせでもホームページの話からそういう話になることも多くて、具体的に作業をしてゲルということはありませんが、いろいろとアドバイスをしています。
そんな話のうちの一つで、データの保存について数日前にレクチャーになりました。

パソコンにそう詳しくはない人は、おそらくデータはパソコンの中に保存するものだと思っている人も多いでしょう。
ビジネスで使ってる人でも、社内全体がパソコンに疎い人ばかりの場合、みなさん自分のパソコンに保存している人も多いです。
そういう場合、社員間のファイルのやり取りはメールで送り合うと言うめちゃくちゃ非効率なことになってます。

ちょっと工夫をしている会社では、社内に外付けのハードディスクを用意して、
そこを共通のデータを置く場所にしている会社もあります。
社内ではファイルのやり取りは必要ないので、社内的な効率は悪くないでしょう。
ですが、これからは外でも電子データを頻繁に使う時代で、社内のハードディスクでも不便なところは出てきます。
営業で外に行く際にも電子データは欠かせないので、それをUSBに入れて持っていくという手間がある会社も多いですよね。
データを持っていくのを忘れたり、持ち歩き用のUSBを落としてしまったりということも考えられます。

そこで、今回のお話としてはクラウドのストレージを使いましょうという提案。
クラウドストレージと書くと初めて聞く人もいるかもしれません。
自分専用のインターネットのデータ置き場にデータを置いてくという方式です。
インターネット上なので、いつでもどこでも取り出せるというのが最大のメリットです。
これによって、確実に業務が効率化されます。
いつでもどこでも取り出せるので、営業マンが打ち合わせ前にせっせと必要なファイルをUSBに入れるとかしなくてもいいです。
いざというときに、自宅でも資料を確認できるし、スマートフォンがあればどこにいてもデータの確認ができます。

クラウドストレージは、インターネットのサーバー上にデータを置いておく方法のことで、
インターネット上にデータを置くということに抵抗を感じる人は多いですよね。
もちろんデータをために厳重にサービス提供会社によって管理されています。
セキュリティへの信頼はサービス提供会社にとって死活問題であり、そのため最も重視されます。
大手が利用しているようなクラウドサービスであれば、そう簡単にはデータが漏洩することは無いでしょう。
自分でハードディスクでデータを管理することがそもそもリスクゼロというわけではないですしね。
クラウドでのデータ管理は、それ以上にメリットがむちゃくちゃありすぎなのです。

パソコン内でデータを管理するということについて

パソコンの中でデータを保存してそれを使うという場合から考えますね。
パソコンでデータを管理することは、実は非常に不便なんです。
まず、パソコン内のデータは、そのパソコンを使っている人しか使えません。
他の人にデータを参照してもらったり編集してもらったりするためには、データのやり取りという面倒なことをしなければいけません。
例えば、そのためにメールを使ってデータを送ったりすると思いますが、送る側も送られる側も面倒です。
しかも、編集したデータを元の持ち主に返す際にも同じように手間が発生しします。

しかもデータが欲しい時にすぐに使えるわけじゃないですよね。
「データください」
「すいません、今外出中です」
なんてことで、しばらくデータを待たないといけない。
メールでデータが頻繁にやり取りされると、どれが最新のデータかわからなくなったりもします。

また新しいパソコンを買い換えたりOSをリカバリしたりとかする時も不便なんです。
新しいパソコンに変えたときには、これまでのデータは新しいパソコンには入っていないので、
古いパソコンからデータを移動させないといけません。
時間もかかるし、どれが必要なデータかとか考えるのいちいち面倒。
ここんなことに時間を取られるのもバカらしいですし、データの移動を忘れてて大事なデータ消えた!とかいうことも起こりえますよね。

社内のハードディスクでデータを管理するということについて

パソコンでの中にデータを保存していくというのは不便なことが多く、もっと便利な方法はないかということで、外付けのハードディスクを使うという方法があります。
社内で共通の外付けハードディスクを用意して、みんなでそこにデータを入れるという方法です。
社内のパソコンからはだれでもこのハードディスクにアクセスできて、いちいちデータのやり取りは不要になります。
社内全員が、いつでも必要な時にデータを閲覧したり編集したりできます。
1つのファイルを触るので、同じファイルが増殖していくことも防げます。
パソコンの中にファイル入ってるわけじゃないので、パソコンを買い換えたりOSを入れ替えたにしても、パソコン内のデータのことを考えう必要はなくて、
パソコンを買い替えたら、教養の外付けハードディスクにつなげる設定をするだけで、すぐにデータを使える湯王になります。
パソコンの時と違ってめちゃくちゃ便利じゃないですか。

ただ、それでもまだまだ不便なことは多くて、
外付けハードディスクでデータを共有する方法では、事務所内ではみんないつでも自由にファイルを触ることができますが、1歩外に出ればデータにアクセスすることができません。
なので、営業用の資料などUSBに入れて持っていくなんてことはこの方法でもしないといけません。
実は最も心配されるのが、このハードディスクが壊れたらどうしようという不安。
パソコンの中に保存している場合もパソコンが壊れたらデータにアクセスできなくなるのでえらいことなのですが、
共有しているハードディスクはまさにそのために使っているので、これ1つ壊れたらすべてのデータがなくなるという不安があるんです。
そうなってくると、そうなったときのためにバックアップをまた別で用意しておくとかそれなりの対応をしないといけなくて、
このあたりになってくると知識が無いと難しいし、何よりそれに対する必要以上のコストが出てきます。

クラウドストレージでそれらの問題を解決!

今はもっと便利なものもあって、それがクラウドストレージと言われるものです。
難しい名前ですが、簡単に言うとインターネット上に用意された自分専用のハードディスクにデータを保管しておくという方法です。
インターネット上にあるので、いつでもどこでもデータを取り出せるんです。
クラウドストレージを使えば、会社の外に出てもいつでもアクセスができるので、わざわざ資料をUSBに入れていくなんてことも不要ですよね。
だって、お客さんのところでパソコンやiPadで、自由にネット上の自社のスペースからデータを取り出すことができるんだし。
もちろん資料忘れたなんていうリスクもなくなります。
想定外の資料が必要になった時だって、いつでもデータを出せるので問題ありません。

クラウドストレージの良さって、いつでもどこでもデータを参照できるというだけじゃないんです。
自分のパソコンや社内のハードディスクにデータを入れている場合と言うのは、これらが急に壊れると言うリスクも存在します。
先ほども書いたけれど、結構この辺を不安に思っている方が多くて、ハードディスクなんていちいちバックアップを取っている人は少ないですよね。
地震などの災害で、物理的にハードディスクが壊れてしまうことだってあります。
じゃあ、どこかに分散して管理しておけるのかというとそこまでの手間やコストはなかなかかけれません。

クラウドストレージは、専門の会社がデータの保存領域を提供しているので、
サービス提供会社がそのサービスとしてしっかりメンテナンスしてくれています。
ビジネスとして行われているので、データに関する様々な安全対策がとられているはずです。
よくわからないけれど、取りあえずハードディスクを買ってみんなでデータを置いているというような場合と比べて明らかに安全性が高いですよね。
クラウドストレージサービスでは、それ以外にも独自の機能とかもあって、ファイルの履歴を管理してくれるサービスなどもあったりします。
これはファイルの履歴を管理してくれている機能で、ファイルを編集するたびに過去のファイルを保存しておいてくれます。
だから、誤ってファイルを書き換えた場合でも以前のファイルに書き戻すっていうことができたりします。
これすごいいいですよ!誰かがファイルを誤って消してしまっても復元することができるんだし。
他にもサービスによってはいろいろなサポートを行ってくれているので、自分でハードディスクを用意してとりあえず置いている状況と比べると、ビジネスへの貢献度が本当に違います。
クラウドストレージじゃないと技術的にできないとかではなくて、そういったことを簡単に専門家に任せることができるというのが大きなメリットなんです。

個別の説明はここではしないのですが、いくつかメジャーなサービスを紹介します。

Google Drive
Microsoft OneDrive
Dropbox
iCloud

こういったサービスを使う人が多いです。
サービスにもよりけりですが、有料のサービスではサポートも充実しています。
わからないことがあればサポートに聞くことができるのもいいですよね。
多くの人が同じサービスを利用しているので、インターネット上での情報も充実しています。

使い慣れていないものに対しては不安もあると思いますが、クラウドストレージは明らかに便利です。
パソコンやハードディスクで管理する方法は、物理的に隔離されているので安心な面は気持ちとしてはわかりますが、だからといってリスクがゼロとは言えませんよね。
それと比較すると、みなさんが思っている以上にクラウドストレージの方が安心なのかもしれません。
管理する情報によってどういった保存方法をとるのかは個別で考える必要はありますが、一般的なデータであればクラウドストレージするメリットの方が大きいと思います。
まだ自社でデータを管理しているという方は、一度クラウドストレージをやってみてはどうでしょうか。