重要な仕事だけに集中するためのタスク管理の方法


仕事をする上で、タスク管理って非常に重要だと思うけれど、皆さんどのようにやってますか。
記憶力が良いからタスク管理は特にしてないと言う人もいれば、たいていはメールで届くのでメールで管理していると言う人もいますよね。
実際メールだけでは管理できないので、やはりタスク管理ツールは使ってます。

たった10分!やってみたら本当に効果あり。仕事の質とスピードを上げるタスクを短く区切る仕事術。
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タスク管理を使っていても、なかなかうまくいかないなぁというところもまだまだあるんですが、最近読んだ本で自分にとっても大切なことが書いてあったので自分なりにタスク管理のことを考えてみました。

あなたのTODOリスト、タスクが多くなってきて増える一方になってませんか

タスク管理やToDoリストって、はじめたころはタスクの数も少ないので、それをこなしていく工程がなんとなくちょっと楽しく快感があったりするんだけど、ずっとやってるとなんかよくわからないしょうもない(優先度が低い)タスクがいっぱい残って、なかなか消えないタスクリストにうんざりする。
そういったゴミタスクによって、タスクがたくさんあるような状態がずーっと続いて、かといってそのタスクいろんな理由でなかなか消えなかったりする。
結局、タスクが溜まりすぎて、やってもやっても消えなくて、残業しなやばい!みたいな感じの日々がずっと続く。
やらなきゃいけないことに集中できず、タスクリストは備忘には役立つけれど仕事の効率にはそう役に立たないかもしれない。
重要度の低いものは忘れてしまうくらいの頭での管理の方がよかったり。笑
タスクリストを常にきれいな状態でいる人ってほとんどいないと思うんです。

優先度を割り切って考える

原因としては優先度が曖昧なことだと思います。
優先度を設定する機能とか、たいていのタスク管理アプリとかについていると思うんだけど、あまりしっかり使えてない人が多いんじゃないですかね。
以下に優先度を決めようと、どうしても他のタスクにも目が行ってしまう。
なんなら、「どれも重要なんじゃー!」ってう人もいるでしょうね。
優先度については、最低これだけはやっておくというものに絞る。本当に厳選するということが大切
そして、やらないといけないものだけを目につくように、それ以外のタスクをどうやって目の前から消すかというのは結構大事だと思ってる。

優先度をしっかりつける方法。その中で大事な3つに絞ってみる。何よりも最優先。

タスク管理というか、仕事術としてもすごい大事だと思うんだけど、無駄な事は極力省いて自分のするべき事に集中する。
時間は有限なので、あれもこれもと手を出すと結果的にどれも達成できないということがあります。
「あれもこれもしたい、あれもこれもしないといけない」という誘惑を振り切って、自分が絶対にしないといけないこと、もしくはしたいことに集中する必要があります。
単なる優先優先度ではなくて、これは必ず達成するという厳選したタスクを挙げて、それ以外は全て隠してしまうぐらいじゃないとダメかなと。
何なら、朝仕事に行ってはじめにやるのは、今日中に達成しないといけないこと3つを挙げる。
しっかりそういう時間をとるというのは必要じゃないかと感じてます。

ちなみに、優先度を決める上で緊急度が優先度となってしまっていることが非常に多いけれど、
それとはしっかりと意識をもっておかないと、結局は緊急だけれど大事でもないものに優先度をとられがち
もちろん、緊急でやらなければいけないことはやる必要があるけれど、重要度という意味ではまた別だよね。
挿絵-2
とにかく、どうやってその優先度を明確にするかということだけれど、
僕の場合はTrelloを使って、優先度の高いもの専用のボードを作って、優先度の高いものについてはそこに移動させます。
僕も社員もそれを優先して手を付けないといけない。
そこにはしっかり急ぎではないけれど、日々やっておかないといけない重要なことを入れるようにしています。

これだけでも、大事なことを集中してできる環境が整うと思う。
よくマルチタスクっていうけれど、本当のマルチタスクなんてできないし仕事の切り替えで必ず頭の効率を悪くしている。
リフレッシュという意味でのタスク切り替えはありだと思うけれど、やっぱり一つのことを集中して考えれることが大切。
自分はたくさんあるタスクに惑わされて、なかなか集中できないタイプなので、仕組みで何とかしないといけないと思ってます。
できる人の仕事はマルチタスクではなくて、シングルタスクを繰り返してマルチタスクっぽく見えるんだと思う。

残ったタスクをどのように処理するかも大事

残った優先度の高くないものをどうするか。
そのままにしておくとやっぱりリストにタスクが溜まり溜まってくる。
なので定期的にそれは見えないところにもっていくとかして整理することが必要。
リストに入れたものの3か月以上手を付けていないものは消してしまうとか、緊急度も重要度も低いものはやらないとかのルール。
リストから不要なものを除くということも大切。

で、さらにそういったゴミタスクが入ってこないようにするためにどうするかを考えるのもいいかもね。
重要度の低いものは別の人に任せるってのも一つだし、そもそもタスクとして発生させないためにはある基準で仕事を請ける請けないを明確にすることも大切。
重要度の低い仕事が入ってくるという状態を改善するというのは、請ける仕事の基準をあらためて考えるきっかけになるかもしれない。
入ってくるタスクを制御すると、振り分けすらもいらないので仕事効率はさらに上がると思います。
ただ、とらない仕事を決めるって勇気のいることだけど。
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とにかく、重要なものは終わったんだから、あとはどのようにしようといいと思うので、残業なんてしないで帰りましょう!^^

結局は、優先度をしっかりと決めて優先度の高いものにしっかりと時間を使うということに尽きるんだけれど、それは意識しないとなかなか難しいかなぁと思ってて、それをするための1つとしてこのようなタスク管理を書いてみました。
自分自身タスク管理とか苦手で、優先度低いタスクも残し続けてタスクリストぐちゃぐちゃになってくるタイプなんで、そのリスト見て松田さん忙しそうですねっていわれるけれど、やらないといけない仕事は多くは無くてそんなに忙しくなかったりもするw。
要するにメモ帳のようなものになりつつあって、忘れるのが怖いからとりあえずTODOリストに入れておこうくらいの意識だとこうなりますw。
なので、こうやって自分でブログで書くことによって自分の頭を整理しているつもりです。
最近、タスク管理もここで書いたような方法をやりつつあって、これからどう変化があるのか楽しみです。
皆さんもよかったらどうぞ。