誰でも簡単。データポータルとGoogleスプレッドシートを連携してあらゆるものを視覚化分析。


Googleデータポータルって何?

データポータルって意外と本も少ないし、書かれているサイトも少ないのかなあと思います。
いわゆるBI(Business Intelligence)ツールと言われるものの位置づけで、データを可視化して分析するために使います。
あなたが持っているデータをいろいろなグラフで可視化ができるので、活用できると非常に有効なツールになります。
URLを共有できるので、社内やクライアント向けのレポートを毎回PDFなどに書き出して渡すなんてことをしている人も、
いつでも最新の情報を見てもらうことができます
YCOM - 運用 › ブランド認知

Googleスプレッドシートとの連携

さて、このデータポータルでは、様々な形式のデータを取り込んで可視化することができます。
可視化というのは、表やグラフなど様々な形でデータを表現するということなんですが。
最近私がよく使ってるのが、Googleスプレッドシートからデータを読み込む方法です。
以前は、Googleスプレッドシートあまり使ってなかったんですが、
データポータルでの連携利用を考えると、Googleスプレッドシートが非常に便利です。
sample
例えば、弊社では見積りの情報やそれを受注した日、作業開始日と納品日などをスプレッドシートで記録するようにしています。
記録しておくこと自体はもちろん大切ですが、それをデータポータルで可視化することによって、様々な視点でデータを見ることができて現状をつかみやすくなります。
例えば、見積もりに対する受注率や、制作にかかった期間などをグラフで簡単に確認できるようになります。
社内のだれもが見ることができるので、それぞれが常に現状を把握していて、課題も共有できるので、次の改善に役立てることができます。

一度スプレッドシートと連携して視覚化していれば、
あとは、スプレッドシートに入力していくだけ最新のデータをわかりやすい形で表現してくれます。
今回は、このようなGoogleスプレッドシートの内容をデータポータルで呼び出すための設定を紹介します。

スプレッドシートにデータを入力

Googleスプレッドシートは、ExcelのGoogle版といった感じですね。いわゆる表計算ソフトです。
クラウド上で動くソフトなので、権限を与えて複数の人で管理することができます。

まずはGoogleスプレッドシートにデータを入力しましょう。
Googleスプレッドシートに入力されたデータをデータポータルで表示させるには、
まずはスプレッドシート内のデータのフォーマットを守る必要があります。
と言っても難しいものではなくて、1行目を見出しの行としてその値を下に追加していきます。
こんな感じですね。
分析 - YCOM - Google スプレッドシート

では、このデータをデータポータルで読み込んでみましょう。
データポータルで新規プロジェクトを選びます。
Google データポータル
次のように、どこからデータを抽出するかを選べますので、Googleスプレッドシートを選びます。
無題のレポート
そして、先ほど作成したGoogleのスプレッドシートを選択して「追加」ボタンを押しましょう。
sample
今回のデータでは、このように表示されました。
無題のレポート
表形式で、TAGSの欄がグルーピングされて集計されていますね。

表ではわかりにくいので、これを円グラフにしてみましょう。
右側にある、グラフの表示形式を選択する部分で円グラフに切り替えてみます。
無題のレポート
このように、円グラフで表示されました。
無題のレポート
先ほどよりずいぶんとわかりやすくなりましたね。

タグ別に、ページビューの平均をとってみます。
どういったタグの記事が人気で、どれが不人気かがわかります。
無題のレポート
人気の記事を中心にブログを書くことで、効率よくアクセスを稼ぐなんてことができたりしますね。

非常にシンプルな例ですが、このようにGoogleのスプレッドシートで日々記録したデータをいろいろな角度で分析することができます。
もちろん、一度設定してしまえば、Googleのスプレッドシートを更新すると自動的にデータポータル内のデータも更新されるので、
社内のそれぞれの担当者が日々の業務の中でデータを入力する仕組みが作れれば、常にリアルタイムでこのような分析ができるようになります。

弊社では、Googleスプレッドシートの読み込みを利用して、ホームページからの問い合わせを集計しています。
問い合わせフォームからメールが送られた際、そのメールの内容をGoogleスプレッドシートに自動的にストックしていきます。
つまり、それによりデータポータルもリアルタイムで更新されていきます。
問い合わせひとつとっても、どういった項目の問い合わせが多いのか、何時ごろに問い合わせが集中するのかなどいろいろな分析が可能になります。
問い合わせからスプレッドシートの書き込みはプログラムが必要ですが、
Googleスプレッドシートとデータポータルを連携することができるだけで、こういった事も簡単にできるようになります。

とにかくデータをGoogleスプレッドシートに落とし込む。
これさえできれば、簡単にデータポータルで視覚的にデータを分析できるので、
情報を入力する仕組をしっかり作れば、あとはいつでもデータポータルで確認できて、業務の改善につながりますね。

ぜひ、活用してください。

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